Το management της αλλαγής είναι μία επιβεβλημένη και επιτακτική αναγκαιότητα , για την επιχείρηση, σήμερα ειδικώς , λόγω των ιδιαιτέρων και δύσκολων συνθηκών , οι οποίες υφίστανται στο επιχειρησιακό περιβάλλον.
Εάν μία επιχείρηση πορεύεται στον ΄΄κόσμο΄΄ της και λειτουργεί με παρωχημένα σχήματα, το μόνο που θα καταφέρει είναι να τονίζει την ανεπάρκεια της και να παραμένει στάσιμη χωρίς προοπτική, ανάπτυξη και κυρίως δυνατότητα προβλεψιμότητας. Οι νέοι κανόνες της άριστης λειτουργίας της επιχείρησης είναι αμείλικτοι και εκείνο που προέχει είναι η εξοικείωση και η πιστή εφαρμογή και τήρησή τους. Ένα μεγάλο μέρος αυτών των κανόνων αναφέρεται στο Management της αλλαγής. Ποιους ΄΄βηματισμούς΄΄ πρέπει να προτάξουμε και να πραγματώσουμε για να οδηγηθούμε στον στόχο της αλλαγής της επιχείρησης; ποια μέσα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε; Ποιες διαδικασίες πρέπει να ακολουθήσουμε; και που τέλος πάντων πρέπει να επικεντρώσουμε το ενδιαφέρον μας για να αλλάξουμε και να δώσουμε « πνοή ζωής» και προοπτική στην επιχείρησή μας; Όλη αυτή τη προσέγγιση προώθησης , ανάπτυξης και πραγμάτωσης του στόχου της αλλαγής παραθέτουμε και παρουσιάζουμε, συνοπτικώς, παρακάτω. Θεωρούμε , όμως , σκόπιμο να αναφερθούμε πριν στις διάφορες σκέψεις και απόψεις , αλλά και στους διάφορους προβληματισμούς , που επικρατούν στην καθημερινή πρακτική των επιχειρήσεων , κατά τη διαδικασία και στην εξέλιξη αυτής της προσπάθειας, όπως:
1. Καλά όλα αυτά με την αλλαγή ,αλλά τι θα συμβεί , αναφορικά με τον εαυτό μου, αυτόν καθ’ αυτόν, στο πλαίσιο αυτό της αλλαγής (Είναι ένα θέμα-πρόβλημα που εμφανίζεται εντόνως σε περιόδους αλλαγών και ερμηνεύεται από την πράξη πολλές φορές σαν άμεση ή έμμεση αντίσταση στην προσπάθεια αλλαγής και μετασχηματισμού της επιχείρησης).
2. Οι άνθρωποι πρέπει να παραμένουν επικεντρωμένοι στους στόχους και στους σκοπούς της επιχείρησης και κυρίως κατά την διάρκεια των περιόδων της ριζικής αλλαγής και της βαθειάς αναδιοργάνωσης.
3. Δώσε χρόνο και «χώρο» για να εκπαιδεύσεις τους ανθρώπους σου, που είναι «ο ακρογωνιαίος λίθος» του οργανισμού σου, αναφορικά με το εξωτερικό περιβάλλον και τις προκλήσεις του. Εάν κάνεις αυτό θα ενδυναμωθεί αποτελεσματικώτερα το πλαίσιο της αλλαγής και θα έχουν τη δυνατότητα να αντιμετωπίσουν την αλλαγή θετικώτερα και αποδοτικώτερα .
4. Συζήτησε και μοίρασε το όραμα σου με τους εργαζομένους σου αν θέλεις να έχει η προσπάθεια σου προοπτική και μέλλον.
5. Ενθάρρυνε τους εργαζομένους σου και πρόσφερε σε αυτούς ευκαιρίες για να εκπαιδευτούν, να μάθουν και να αποκτήσουν εμπειρίες και να προκληθούν για δημιουργία αξίας και να προτείνουν νέες ιδέες, νέες προσεγγίσεις και νέες πρακτικές.
6. Να εξασκηθείς στο να ακούς. Το γεγονός αυτό είναι ένα σημαντικό προσόν, που προσφέρει , στους Διευθυντές , πάρα πολλά και κυρίως κατά τη διάρκεια του μετασχηματισμού και της αλλαγής. Το καθαρό Management αυτό προτάσσει και αυτό εισηγείται, αλλά και η εμπειρία της Διοίκησης αυτό υπαγορεύει και υιοθετεί στην πράξη.
7. Να ενθαρρύνεις το ρίσκο και να μην τιμωρείς εκείνους που παίρνουν ρίσκο, αλλά να τους ενθαρρύνεις να βρίσκουν κάθε φορά την πεμπτουσία της επιτυχίας και την πεμπτουσία της αποτυχίας.
8. Ένας τρόπος για να διαγνώσεις και να αναγνωρίσεις την ανάγκη , για την αλλαγή , είναι να διερευνάς το περιβάλλον μονίμως, συνεχώς και αδιαλείπτως , για νέες αναπτύξεις, ανοίγματα και νέες δραστηριότητες. Πάντοτε η ενδελεχής, εμβριθής και εμπεριστατωμένη έρευνα βοηθά αποτελεσματικώς στην ασφαλή ανεύρεση των πραγματικών αιτίων μιας σοβαρής κατάστασης στην επιχείρηση.
9. Βάλε ανθρώπους , από έξω από το τμήμα , στην ομάδα της αλλαγής. Αυτοί μπορούν να ΄΄αντλήσουν΄΄ ιδέες από τους ανθρώπους της περιοχής σου , για περαιτέρω επεξεργασία και ανάπτυξη του έργου , όπως είναι σήμερα ο μετασχηματισμός της επιχείρησης . Η ανοικτοσύνη και η εξωστρέφεια ενισχύει και ενδυναμώνει την όλη οργάνωση και ανάπτυξη της επιχείρησης.
10. Προετοίμασε το έδαφος τώρα για αλλαγές , που θα έλθουν ίσως αργότερα , αλλά με επαρκείς , αιτιολογημένες και τεκμηριωμένες προτάσεις και θέσεις και κυρίως με την δύναμη του παραδείγματος.
11. Πρέπει να βάλεις τους εργαζομένους στο ερέθισμα της πρωτοβουλίας για αλλαγή. Χωρίς αμφιβολία είναι ένα από τα καλύτερα αποτελεσματικά μέσα , που θα είναι στη διάθεσή σου , για να ξεπεράσεις την αντίσταση στην αλλαγή.
12. Σαν ηγέτης επικέντρωσε, προγραμμάτισε , οδήγησε και δώσε κατευθύνσεις. Σαν εκπαιδευτής εδραίωσε την διαρκή μάθηση και γνώση. Σαν « προπονητής» προώθησε τις επιδεξιότητες και τις ικανότητες. Σαν υποκινητής προώθησε την ενθάρρυνση και την πρωτοβουλία των εργαζομένων , αλλά και την πίστη στον εαυτόν τους και στην εταιρία.
13. Μην ξεχνάς ότι , το καθαρό πλέον Management διαυλακώνεται , από την προσπάθεια εργαλειοποίησης της γνώσης. Αυτή η γνώση αποτελεί την δομή της σύγχρονης οργάνωσης , που « μαθαίνει»(Learning organization). Μόνο η «έξυπνη» οργάνωση που σκέπτεται, αναστοχάζεται και δημιουργεί ,έχει και μέλλον και προοπτική. Μόνο με την «έξυπνη» οργάνωση θα μπορέσουμε επιδεξίως να ανταποκριθούμε στις χαοτικές συνθήκες , που δημιουργούνται από την μόνιμη αλλαγή Η σταθερότητα δεν είναι πλέον η επικρατούσα συνθήκη της εποχής μας.
14. Το management της αλλαγής και γενικά το management δεν αντιμετωπίζεται δογματικά , αλλά με σπουδή, περίσκεψη ,βαθειά γνώση και σκληρή δουλειά, γιατί είναι μια δραστηριότητα συνθετική πολλών αντιλήψεων και οπτικών πεδίων.
Α. Τα βήματα:
1. Η προετοιμασία και η ΄΄τοποθέτηση΄΄ του πλαισίου εργασίας, για την αλλαγή και τον μετασχηματισμό της επιχείρησης.
(Ανάλυση των σημείων και των χαρακτηριστικών που ΄΄πιέζουν΄΄ και στοιχειοθετούν την αναγκαιότητα για το μετασχηματισμό της επιχείρησης-φύση, σκοπός και αιτιολογία της αλλαγής- Καλές σχέσεις μεταξύ στελεχών και εργαζομένων- επικοινωνία των αξιών και των αρχών της επιχείρησης – εισαγωγή των προωθητικών δυνάμεων της αλλαγής – Ηγεσία της αλλαγής – κατανομή των υπευθυνοτήτων για αλλαγή – κινητοποίηση της δέσμευσης των στελεχών και όλων των εργαζομένων – τροποποίηση και προσδιορισμός των συστημάτων και των δομών της επιχείρησης – παρακολούθηση και μέτρηση της όλης εξέλιξης και προόδου – υπογράμμιση της κατεπείγουσας ανάγκης για την αλλαγή)
2. Δημιουργία του Οράματος για αλλαγή και μετασχηματισμό.
(Δημιουργία μίας επιτροπής π.χ. επιτροπή εργασιακών πρακτικών, όπου θα γίνεται ανάλυση της αιτιολογίας της αλλαγής, θα καταθέτονται προτάσεις για μισθολογική πολιτική, για διάφορες υπηρεσίες απασχόλησης, για προγράμματα κ.λπ.- Ανάπτυξη στρατηγικών για την πραγματοποίηση του οράματος – πρόθεση υποστήριξης του management της αλλαγής για να δημιουργηθεί μια απλή πρακτική και δυναμική κατάσταση – σχεδιασμός και δημιουργία βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων επιτευγμάτων και επιτυχιών – εδραίωση των βελτιώσεων και περαιτέρω προώθηση της αλλαγής )
3. Δημιουργία μίας επικοινωνιακής στρατηγικής και αντιμετώπιση της κατάστασης
(Ανάπτυξη διαφόρων μέσων και μεθόδων – Διάλογος και επιχειρήματα – το γιατί της αλλαγής)
4. Εφαρμογή και αξιολόγηση
(Εφαρμογή των διαδικασιών της αλλαγής με τρόπο που επαυξάνει την απόδοση – όχι μόνο τι κάνουμε, αλλά κυρίως τι αποδίδουμε)
5. Θεσμοθέτηση νέων προσεγγίσεων , νέων ιδεών και νέων πρακτικών
(Διάρθρωση των σχέσεων μεταξύ των νέων συμπεριφορών και της επιτυχίας της επιχείρησης – Ανάπτυξη τρόπων και μεθόδων για να εξασφαλισθεί η ανάπτυξη της ηγεσίας και της διαδοχής – μηχανισμοί διατήρησης και συνεχούς ανάπτυξης της αλλαγής – επικοινωνία του οράματος – μηνύματα και τρόπος προώθησης μηνυμάτων – ενθάρρυνση και άλλων για να συμβάλουν και προωθήσουν το όραμα)
Β. ΠΡΑΓΜΑΤΩΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ- ΟΙ ΔΡΑΣΕΙΣ
Μέσα από τα πέντε (5) αυτά βήματα πραγματώνεται και λαμβάνει χώρα το πρόγραμμα αναδιάρθρωσης, αλλαγής και μετασχηματισμού , με τις εξής δράσεις :
1. Αναθεώρηση της επιχείρησης κατά λειτουργικό χώρο
2. Ορισμός λειτουργικών ομάδων
3. Περίληψη του τι κάνουμε, ποιος το κάνει και πως το κάνει. Τι αξία προστίθεται – ομαδοποίηση εργασιών
4. Περίληψη εργασιών κατ΄εκτίμηση (εργασίες-κατηγορίες-εργατοώρες-πιθανή αξία-απόφαση)
5. Τι θα πρέπει να κάνουμε, που δεν κάνουμε τώρα , για να έχουμε κέρδος
6. Προσδιορισμός διαλειτουργικής και διατμηματικής αποτελεσματικότητας
7. Προσδιορισμός εργατικών αναγκών και οργανωτικής δομής
8. Προσδιορισμός θέσεων εργασίας
9. Προσδιορισμός καθηκόντων
10. Προσδιορισμός αναγκών εκπαίδευσης για όλους
11. Εφαρμογή προγράμματος αναδιοργάνωσης
12. Διαδικασίες αναθεώρησης
Γ. ΤΑ ΒΑΣΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΚΑΙ ΤΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ
Η επιχειρησιακή στρατηγική που αναδεικνύεται μέσα από τα πέντε (5) βήματα και από τις δώδεκα (12) δράσεις έχει τρία (3) βασικά στοιχεία:
1. Πρόγραμμα λειτουργικής αποτελεσματικότητας
2. Αναδιάρθρωση με τρόπο , που να υπογραμμίζεται και ενισχύεται η εξωστρέφεια , η αξιολογική ουδετερότητα , η αντικειμενικότητα και η δικαιοσύνη και να αντιμετωπίζεται με ιδιαίτερη βαρύτητα ο χειρισμός του πλεονάζοντος προσωπικού
3. Δέσμευση στη μείωση κόστους και στην δημιουργία αξίας και ανάπτυξης
